一不小心就會過於隆重的活動形式：音樂產業論壇的策展思考

By Brien John • 21 Nov 2023 •

Photo by 蕭瑜倫 / LUCfest.

今年的貴人散步音樂節在幾天前告一段落了。如各位所知,《22 世紀衛星》這次在當中擔任了論壇主要策劃的角色,兩天內舉辦九個場次,共 33 位國內外講者出席。會後,很開心觀眾普遍給予我們相當高的評價。台灣音樂產業平時缺乏議題討論的風氣,正式舉辦的論壇活動反而是難得的場合。藉由這個機會,我想來分享一下這次論壇的執行架構和方法,作為拋磚引玉,一起提升同性質活動的品質。以下如果你有不同的想法,也歡迎來討論。

我並不是一個舉辦知識類活動的專家。我會的事情主要來自過去七年執行公部門標案、以及同時間自己偶爾受邀擔任講者的經驗。從原本完全不懂開始自己摸索,可想而知裡頭有很多令人尷尬、皺眉的錯誤,它們包括但不限於:

論壇策題侷限偏狹,無法反映時局變化。
場次安排拖沓冗長。
講者沒有意願或能力與其他講者對談,只想宣傳自己的公司和業務。
論壇進行過程缺乏組織,流於漫談或閒聊。
講者與觀眾之間知識落差太大。
觀眾的提問嚴重離題。

那麼,要如何避免同樣的錯誤再次發生呢?

形式:短時長可以治百病

我發現,論壇策展的第一項原則,也是最容易被忽略的原則,就是場次多、節奏快。

理想情況下,論壇應盡可能百花齊放,呈現多元的題目、多元的講者陣容,讓觀眾接觸到各種聲音。尤其沒有核心議題的活動,更應如此設計。無論是台灣業界耳熟能詳的 SXSW、MIDEM、All That Matters,或是近年興起的 Music Tectonics、Measure of Music 皆會策劃數十個場次,甚至同一時段多舞台同步開講,熱鬧程度如同大型音樂節。這些論壇場次通常短小精悍,30 至 60 分鐘就換場,也不見得場場都有休息時間,相當緊湊。

我認為論壇是一個交流與分享觀點的場合,台上講者固然有其專業,但與觀眾之間絕非上對下的關係。音樂產業的論壇活動不像學術活動,絕大多數講者沒有教學和知識論述的背景,有時無法提供十足嚴謹或生動的內容。這使得所謂的「大師論壇」或場次少而時間長的設計往往效果不理想。首先,這會讓整個活動向特定主題傾斜,且過度放大少少幾位講者的重要性。這類型論壇的策展人和主持人更需要有能力有效組織內容、控制流程,講者本身也會背負一定的教育責任。另一方面,主辦方需要花費更多成本在這些講者身上,因為他們變成缺一不可的貴賓。但如果是前一段的情況,講者通常本身也是活動的觀眾,參與論壇是因為想表達意見或具備自我行銷目的,主辦方反而可以用提供曝光換取講者部分或全部自費參與,藉此省下昂貴的機酒與出席成本。換句話說,如果講者原本就沒有參加活動的欲望,活動也對其缺乏行銷誘因,那麼他們當然就會成為拿錢辦事的角色。這種情形尤常見於國際講者身上,愈是外國人不會主動參加的活動,就愈有可能發生。

舉例來說,SXSW 作為全球指標性的活動,其論壇自然對參加者而言成了結合公關好處與話題的熱門資源。為此,SXSW 會在活動幾個月前開放觀眾毛遂自薦,無論是要發表新書、雙人到四人對談、單人簡報或工作坊,皆有明確定義與執行方式。至於他們提供獲選者什麼好處?僅僅門票免費而已,住宿交通還是要自己搞定(不過 SXSW 門票最便宜也要台幣兩萬五,不無小補)。

這次在貴人散步的論壇,每一場次僅 40 分鐘,分別間隔 10 分鐘作為緩衝。40 分鐘字面上看起來很短,尤其當台上有一位主持人和三位與談人時,每個人發言的時間不到 10 分鐘。但正因如此,他們皆意識到自己必須講重點,而這也是我們在事前溝通不斷強調的(後面會說明)。同時,觀眾較能集中注意力,不致因為拖沓的節奏而心神渙散。

一般在辦理知識類活動時,觀眾問答(Q&A)似乎是固定環節,但這對 40 分鐘來說稍嫌奢侈,因此不在我們的預設流程中。我們會提示每位主持人,問答並非必要,但若講者們希望台上台下能夠互動,最多開放一兩個問題也就夠了。在《工作坊生存指南:如何設計、教授百發百中的工作坊》(The Workshop Survival Guide: How to Design & Teach Workshops That Work Every Time)一書中,作者指出問答環節固然能協助觀眾釐清一些疑惑,但它真正的目的是在時間不夠用時被刪掉。雖然該書主題是工作坊,但它講述的許多概念也適用於論壇、講座、課堂等知識傳授和交流的活動。依此邏輯看來,即使你原本設定了 10 分鐘的問答時間,一旦進度延遲,問答時間就應該隨之減少。畢竟活動提早結束關係還沒那麼大(除非提早太多),但活動晚結束可能就會造成一些人不便。

論壇不是課堂、不是投資簡報舞台,講者沒有義務確保觀眾百分之百的理解與認同。現場問答通常只有利於較有自信的觀眾,有時提問大離題也不好收拾,這些即使是準備了 Slido 之類的數位工具都不見得能完全解決。如果要滿足互動需求,最簡單的替代方案就是讓講者下台後很好找,觀眾可以趁換場的 10 分鐘向他們請益、交換名片。

短時長還有另一項好處,就是可以避免講者過度自我推銷。回顧我從前所辦過的幾場論壇,講者的自我推銷常常是破壞觀眾信任的主要原因。論壇是一個曝光和表現的場合,對於講者和主辦方來說多少都帶有行銷色彩,不大可能完全免除自我推銷的意圖,但還是得小心不要喧賓奪主。

在《工》一書開頭,作者強調工作坊的成敗取決於兩件事:觀眾的感受與收穫。以觀眾的感受來說,撇除某些非自願參加的情形,觀眾在活動一開始都會先抱持一定程度的信任和善意,交出他們寶貴的時間和注意力。然而這樣的心理狀態會隨著活動進行而高低起伏,身為主辦方(或策展人、講者等)的責任就是維繫信任和善意、並持續到活動結束。一旦有講者花了太長時間細數過去的豐功偉業或離題閒扯,觀眾的信任就會持續扣分,而其他講者也會不知所措,甚至在台上直接滑起手機來。如果講者在自我推銷時使用簡報,這種狀況更會一發不可收拾。站在筆電前、手拿簡報筆的講者彷彿自成一個世界,把呆坐沙發上的其他講者徹底隔離開來,形成一幅十分荒謬的景象。

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會選擇在論壇上過度自我推銷的講者,往往是基於該公司的公關政策而展現出這樣的行為。他們希望盡可能隱惡揚善,較極端者會刻意避免與其他講者和觀眾進行直接、未經排練的對話。不用說,觀眾並不是來看講者自吹自擂的,過於明顯的公關行為反而可能引起反感,分享專業洞見才能讓人信賴。

內容:事前就建立起台上台下的共識

再來說到觀眾的收穫。與工作坊不同的是,論壇具有較大的自由即興(或說不可控)空間,不容易預設觀眾會得到何種收穫。理論上,如果論壇瞄準特定觀眾族群,是可以為其量身打造適合的內容。然而台灣大部分音樂產業論壇是由公部門主辦,不但開放自由入場,時常還負有與一般大眾對話的義務、或觀眾人數的 KPI,使得內容設計上難以精準。內行人覺得太淺,外行人似懂非懂。遇到這種情形,也許可以考慮提供一些參考資料,讓觀眾取得必要的先備知識,會更容易管理他們的期待、使場面更好控制。這就像 podcast 的單集節目資訊(show notes),只是論壇無法重播,事前提供效果較佳。

我們原本也打算在活動前撰寫幾篇文章,但因時間不足而作罷。好在貴人是付費活動,要參加論壇必須購買最高價的 PRO PASS(或你是《22 世紀衛星》的付費會員,可以直接報名入場),這種封閉式作法可以大幅提升內容品質、確保觀眾的專業程度。我們不大需要擔心觀眾是否聽得懂內容、是否需要口譯;同時,也較能規劃趨勢和議題型的內容,而非說明、介紹基本概念。

貴人散步是一個以推動藝人國際發展為核心的音樂節,這也是我們策題的主軸。你可以看到裡頭包含了巡迴演出、行銷、文化、市場等不同面向的討論。我們也試圖拓寬視野,討論音樂人的健康以及流行音樂政策,它們都是在台灣難得一見的題目。印尼市場和 booking agent 兩場,則屬於上述所謂的「說明型」題目,用來補強策題主軸,也是需要更多產業內工作者理解的知識。當然,沒有策展人能夠精通所有議題,但至少要能分辨哪些對於當前產業是重要、有趣的。我們相關的知識來源,大多整理在〈音樂產業研究網路資源推薦〉一文裡。對於缺乏自我進修時間的策展人而言,光是平日固定花 5 到 10 分鐘瀏覽標題,也能建立對於趨勢的基本認知。

我們遵循的多元理念,也體現在講者陣容上。33 位講者分別來自歐亞 14 國;每一場次至少一名女性,女性佔全體比例達 44%。這些看起來漂亮的數字,實質上關係到活動展現出的包容性,讓不同族群都能感受到「這個活動與我有關」。這不但是有意識的規劃,也要歸功於貴人散步先天的條件──它由女性創辦,且一直是全台灣最多國際音樂人參加的音樂節。

最後,想分享一下我們如何與講者事前溝通內容。

台灣本地講者的溝通彈性和配合度通常較高,大部分的人在 Facebook 上就能找到,回覆訊息也快;反觀國際講者,一兩週不回信者所在多有,且不見得能以社群私訊方式聯繫。如果策展人原本不認識這些講者,甚至講者彼此之間也不認識,那麼勢必要採取積極的方式來確保內容走向符合預期。你很難在事前約所有人來一場線上會議,也不大能靠一封群組信完成溝通。

我們的作法是,先與所有人個別約訪一小時。在這一小時內,我們會說明該場次想要探討的內容大綱、策題目的,並請講者針對題目談談自己的看法。我們也會逐一口頭提醒每位講者論壇只有 40 分鐘必須說重點、不能使用簡報等原則,並在後續的信件中再次強調。當某一場次的所有講者皆完成約訪,我們會將他們的意見整理給該場次的主持人。

這麼做雖然瑣碎,但好處顯而易見。我們可以從策展人為起點梳理講者們的共識,並在溝通過程中直接修正題綱。我們可以為主持人準備最濃縮的資訊,有效率地減輕他們的負擔。作為策展人,我們也因此與所有講者建立關係和默契,並掌握他們不同的個性、觀點和長處,這些都有助於活動進行中的協調和控場、甚至事前事後的接待事宜。

結語

論壇是一種一不小心就會過於隆重的活動形式,然而它的真正意義並不在講者們的重磅頭銜,而是人們之間專業交流激發出的活力。對於產業的討論、新知的認識,不可能在一年裡寥寥幾次的論壇就畢其功於一役。以此觀之,如何扮演好「節點」的角色,或許就是策劃論壇時最需要考量的事。

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